Tóm tắt: Chuyển đổi số là xu hướng khách quan trong tiến trình vận động và phát triển của xã hội dưới sự chi phối của các thành tựu khoa học – công nghệ. Trong xu hướng đó, công tác Hội và phong trào sinh viên đã từng bước nghiên cứu, đưa vào các giải pháp công nghệ nhằm cụ thể hóa phong trào. Trên cơ sở nhận thức thấu đáo vai trò của chuyển đổi số đối với sự phát triển của công tác Đoàn – Hội và phong trào thanh niên, sinh viên, bài viết tiếp cận đối tượng “văn bản điện tử” và vai trò của loại hình văn bản này trong việc góp phần giải quyết hiệu quả công tác Hội vụ. Bằng việc sử dụng phương pháp phân tích – tổng hợp, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp phân tích chính sách, bài viết cung cấp cơ sở lý luận về khái niệm “văn bản điện tử” và hệ thống hóa một số đặc điểm quan trọng của khái niệm “Hội vụ” để qua đó khái quát hóa được nội hàm của khái niệm này. Từ đó, bài viết nghiên cứu phân tích thực tiễn việc sử dụng văn bản điện tử trong công tác Hội và phong trào sinh viên ở các cấp tính từ năm học 2014 – 2015, làm rõ kết quả và hạn chế trong quá trình ứng dụng loại hình văn bản này. Bằng việc lý luận và phân tích bức tranh thực tiễn, bài viết đề xuất những kiến nghị nhằm tăng cường tính hiệu quả, hệ thống và đồng bộ đối với việc sử dụng văn bản điện tử trong giải quyết công tác Hội vụ.
Từ khóa: Chuyển đổi số, văn bản điện tử, Hội vụ, Hội Sinh viên Việt Nam, công tác Hội, phong trào sinh viên
- Đặt vấn đề và tổng quan tình hình nghiên cứu
1.1. Đặt vấn đề
Thực hiện chuyển đổi số là xu hướng khách quan không thể đảo ngược của đời sống dưới sự tác động đáng kể của thành tựu khoa học – công nghệ. Trong xu hướng này, thanh niên nói chung, sinh viên nói riêng, có vai trò quan trọng, là lực lượng lao động tiên phong trong thực hiện công tác chuyển đổi số. Nghị quyết Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ XII xác lập 01 trong 03 nhiệm vụ đột phá của nhiệm kỳ 2023 – 2028 là “nâng cao năng lực số và phát huy vai trò của thanh niên trong chuyển đổi số”. Điều này cho thấy mối quan tâm đặc biệt và sự cần thiết để giáo dục về năng lực chuyển đổi số dành cho giới trẻ.
Đứng trước bối cảnh như vậy, hiện nay, công tác Hội và phong trào sinh viên đã từng bước đẩy mạnh đưa vào các giải pháp công nghệ trong việc cụ thể hóa phong trào. Trong đó, việc sử dụng văn bản điện tử trong các vấn đề Hội vụ là nội dung có ý nghĩa thiết thực và đặc biệt cần thiết đối với việc triển khai thực hành hiệu quả các vấn đề Hội vụ trong công tác Hội và phong trào sinh viên, nâng cao chất lượng vận hành của tổ chức, và tạo động lực để theo kịp sự phát triển và thay đổi không ngừng của thực tiễn khách quan. Tuy nhiên, xuất phát từ tính chất của công tác, việc sử dụng văn bản điện tử trong Hội vụ vướng phải những khó khăn do trình độ nghiên cứu và ứng dụng của đối tượng sinh viên còn hạn chế, phương hướng triển khai chưa được tối ưu và thống nhất do cơ chế chính sách và văn bản định hướng chưa đảm bảo, nguồn đầu tư cơ sở hạ tầng và công nghệ cần thiết còn tồn đọng khoảng cách giữa các cấp Hội.
Trên cơ sở thực tiễn và lý luận nêu trên, nhóm tác giả tiến đến lựa chọn đề tài “Sử dụng văn bản điện tử trong việc giải quyết các vấn đề Hội vụ của công tác Hội và phong trào sinh viên”.
1.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Đối với các công trình nghiên cứu ngoài nước, nhiều tác giả đã khai thác về thuật toán, cấu trúc dữ liệu và phân tích về sức ảnh hưởng của văn bản điện tử trong các hoạt động diễn ra trong xã hội hiện đại. Như nhóm tác giả C. Liew và S. Foo với bài báo “Văn bản điện tử: Vai trò và Giá trị” phân tích về vai trò của văn bản điện tử trong hoạt động giao tiếp khoa học và thảo luận về một số lợi ích tiềm năng mà văn bản điện tử mang lại đối với các yếu tố tương tác giữa người đối với cá thể, sự việc và khám phá khoa học. Tác giả R. Pandita đã phân tích vai trò của văn bản điện tử trong quá trình dạy học cùng với hỗ trợ đánh giá học sinh đã cho thấy mối quan hệ tương trợ giữa văn bản truyền thống và văn bản điện tử trong hoạt động giáo dục, đưa ra những phân tích về nhu cầu bảo vệ bản quyền khi dùng đến văn bản điện tử để dạy và học. Đối với nghiên cứu của Ahmet Ayaz và Mustafa Yanartas đã khẳng định các tổ chức công cần xây dựng các hệ thống tiếp nhận điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý các tài liệu trên nền tảng kỹ thuật số mang tên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Electronic Document Management System – EDMS). Hay một nghiên cứu khác tại Đài Loan được thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của tác giả Shin – Yuan Hung về việc ứng dụng hệ thống EDMS trong các dịch vụ điện tử của Chính phủ tại Đài Loan phục vụ trong đề án chuyển đổi số của Chính phủ kết hợp với việc sử dụng lý thuyết về hành vi có kế hoạch (Theory of planned behavior) làm khung lý thuyết để tác động lên người dùng hệ thống. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử này giúp lưu giữ hồ sơ an toàn, hiệu quả và tăng năng suất công việc trong các tổ chức công cộng thông qua việc hỗ trợ từ ban lãnh đạo và đào tạo nhân viên dịch vụ công.
Đối với các công trình nghiên cứu trong nước, khái niệm “văn bản điện tử” từng bước được sử dụng phổ biến trong bối cảnh đẩy mạnh công cuộc chuyển đổi số quốc gia. Bài viết của tác giả Vũ Đăng Minh – “Một số vấn đề lý luận về quản lý tài liệu điện tử trong cơ quan hành chính nhà nước” – đã cung cấp những nội dung lý luận tổng quan về khái niệm và đặc điểm quan trọng của tài liệu điện tử, đưa ra một số lưu ý đối với việc quản lý tài liệu điện tử trong công tác quản lý văn thư và lưu trữ của các cơ quan nhà nước. Bài viết “Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử: hình thức, xây dựng, cách tổ chức” do nhóm tác giả Trần Thắng, Đinh Nam Vinh và Trần Quang Huy thực hiện đã nỗ lực mô tả một cách sơ lược về khái niệm của “văn bản điện tử” và “lưu trữ điện tử”, qua đó, giới thiệu và phân tích về phương thức lẫn quy trình thực hiện việc quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan, tổ chức. Hay đối với nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Hà về “Xây dựng và quản lý văn bản điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số” đã chỉ ra những lợi ích trong việc ứng dụng văn bản điện tử vào quản lý nhà nước. Đồng thời là những thách thức đối với xây dựng và quản lý văn bản điện tử: (1) hạ tầng kỹ thuật vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đồng bộ ở các cấp sử dụng; (2) thay đổi cách thức vận hành, quản lý của các tổ chức; (3) năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên chưa đồng đều và khó thay đổi khi chuyển giao các ứng dụng; (4) chưa có quy định và chế tài bắt buộc các cơ quan, tổ chức thực hiện văn bản điện tử đồng loạt tại các đơn vị.
Trên thực tế đến nay, các nghiên cứu tiếp cận xây dựng và vận hành văn bản điện tử ở các đơn vị hành chính công nói chung, chưa có nỗ lực cụ thể nào nhằm phân tích thỏa đáng, khai thác tính lý luận và ứng dụng “văn bản điện tử” trong quá trình triển khai công tác Hội vụ của tổ chức Hội Sinh viên với những điểm đặc thù của tổ chức xã hội này trong thực tiễn đời sống xã hội. Việc tiếp cận và nghiên cứu về sử dụng văn bản điện tử trong công tác Hội vụ của tổ chức Hội Sinh viên, vì vậy, trở nên hết sức cần thiết.
- Giải quyết vấn đề
2.1. Cơ sở lý luận về việc sử dụng văn bản điện tử giải quyết các vấn đề Hội vụ
2.1.1. Khái niệm, đặc điểm và các thành phần của “văn bản điện tử”
(*) Khái niệm
Khái niệm “văn bản điện tử”, hay còn được biết đến là “tài liệu điện tử” (electronic document), có lịch sử phát triển từ thập niên 70, gắn liền với các thành tựu nổi bật của Cách mạng công nghiệp lần thứ III (điện tử, máy tính, Internet). Với sự ra đời của máy tính điện tử và môi trường Internet, xã hội chứng kiến sự chuyển hóa về hình thái tồn tại của dữ liệu, từ truyền thống trên các văn bản giấy, sang dữ liệu trực tuyến được tin học hóa, số hóa.
Trường Luật Đại học Cornell đưa ra định nghĩa cơ bản “electronic document” (tài liệu điện tử) là những dạng thức thông tin tồn tại ở dạng số hóa được truyền giao đến một đơn vị hoặc bên thứ ba, mà ở đó thông tin bao gồm dữ liệu, văn bản, âm thanh, mã số, chương trình máy tính, phần mềm, hoặc cơ sở dữ liệu, (Legal Information Institute – Cornell Law School).
Tập đoàn Adobe – đơn vị có sức ảnh hưởng trong lĩnh vực công nghệ thông tin và công nghệ phần mềm, cũng đã đưa ra định nghĩa về khái niệm này trên trang thông tin chính thức của mình. Theo đó, “electronic document” (hay Adobe gọi là “E-Doc”) là một tập tin kỹ thuật số thay thế các hình thức tồn tại của các bản in truyền thống, tạo ra sự thuận tiện để chia sẻ, tổ chức, và kết nối trong phạm vi văn phòng hoặc thậm chí với quy mô toàn cầu.
Tại Việt Nam, khái niệm “văn bản điện tử” và “tài liệu điện tử” được sử dụng nhằm định nghĩa hình thức tồn tại các loại văn bản phi truyền thống, được xây dựng và triển khai trên nền tảng trực tuyến. Trong một số tài liệu nghiên cứu và văn bản quy phạm pháp luật, khái niệm “văn bản điện tử” được sử dụng phổ biến hơn so với “tài liệu điện tử”. Dù vậy, chưa có một cơ sở pháp lý hay khoa học nào để thống nhất hoàn toàn nội hàm của các khái niệm này. Qua từng giai đoạn, định nghĩa về khái niệm “văn bản điện tử” không ngừng được bổ sung, điều chỉnh.
Năm 2007, trong Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, khái niệm văn bản điện tử được định nghĩa là “văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.
Đến năm 2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Trong phạm vi của văn bản này, khái niệm “văn bản điện tử” lần đầu được khái quát hóa như một động thái thừa nhận sự tồn tại về mặt lý luận và thực tiễn của loại hình văn bản này. Khoản 01, điều 03, chương I diễn giải:
Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.
Điều này có nghĩa là, với cách tiếp cận này, văn bản điện tử được phân tích sâu sắc hơn, đó là một “dạng thông điệp dữ liệu”, do chủ thể là “cơ quan nhà nước có thẩm quyền” quy định về thể thức và định dạng, và dữ liệu của văn bản điện từ “được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy”.
Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV về việc quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Khoản 9, điều 03, chương I của thông tư này có giải thích rằng:
“Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thực văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa.”
Nội dung phân tích trong Thông tư Bộ Nội vụ nhất quán với Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về mặt lý luận và cách hiểu đối với khái niệm “văn bản điện tử”, ở chỗ cả 02 đều thừa nhận cơ sở nội dung của văn bản điện tử có được từ việc thực hiện số hóa nội dung của văn bản giấy.
Mới đây, vào năm 2020, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Khái niệm “văn bản điện tử” một lần nữa được sử dụng và có những chỉnh lý, bổ sung về mặt diễn giải so với Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg trước đó. Cụ thể:
“Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.”
Điểm khác biệt cơ bản của khái niệm “văn bản điện tử” được sử dụng trong Nghị định số 30 nằm ở chỗ khái niệm này giản lược đi chủ thể “cơ quan nhà nước”, trong tư cách là chủ thể có thẩm quyền quy định thể thức và định dạng của văn bản điện tử. Thay vào đó, khái niệm được sử dụng trong Nghị định số 30 phân tích thể thức, kỹ thuật và định dạng của văn bản điện tử phải tuân theo đúng “quy định”. Sự thay đổi này có thể xuất phát từ việc mong muốn tiếp cận tổng thể và toàn diện hơn quá trình tạo lập và quản lý văn bản điện tử trong thực tiễn. Tùy vào tính chất và đặc thù của các cơ quan, tổ chức mà quy định về thể thức và định dạng của văn bản điện tử có thể khác nhau, nhưng cần thiết phải tuân theo cơ chế pháp lý và đặt dưới những yêu cầu bắt buộc về mặt kỹ thuật để đảm bảo tính bảo mật và an ninh. Khái niệm này của Nghị định số 30 cũng chính là khái niệm được sử dụng phổ biến và thống nhất trong hệ thống cơ quan nhà nước và trong các “giáo trình, tập bài giảng tại các cơ sở đào tạo về văn thư, lưu trữ tại Việt Nam” (Vũ Đăng Minh, 2021).
(*) Đặc điểm của văn bản điện tử
Từ tổng hợp những khái niệm được đưa ra liên quan đến “văn bản điện tử”, có thể đúc kết được một số những đặc điểm cơ bản của văn bản điện tử như sau:
Thứ nhất, về hình thức tồn tại, văn bản điện tử tồn tại ở dạng “thông điệp dữ liệu”. Điều này có nghĩa là văn bản điện tử được tạo lập và sử dụng bằng các phương tiện điện tử, tồn tại trong môi trường số, nhưng có những giá trị pháp lý như văn bản thông thường. Như vậy, văn bản điện từ mang dạng thức của thông điệp dữ liệu, và sở hữu giá trị pháp lý của thông điệp điện tử (theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005).
Thứ hai, bởi văn bản điện tử có giá trị pháp lý quan trọng, nên đòi hỏi loại hình văn bản này phải đảm bảo những đặc tính tiên quyết để bảo đảm giá trị pháp lý của nó. Theo đó, có 03 giá trị tiên quyết của văn bản điện tử, bao gồm:
Một là, tính xác thực (Authentication) là khả năng đảm bảo tính chính danh của văn bản điện tử, xác nhận nguồn gốc, bối cảnh hành chính, thời gian, địa điểm, nội dung, thông tin truyền đạt và mối quan hệ với các văn bản, tài liệu khác đính kèm. Điều này giúp văn bản điện tử có khả năng chứng minh thông tin và sự kiện diễn ra trong thực tế, đồng thời đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật.
Hai là, tính toàn vẹn (Integrity) là khả năng đảm bảo văn bản điện tử tồn tại trong môi trường số và không bị thay đổi nội dung, tránh nguy cơ xâm nhập dữ liệu. Cơ chế bảo vệ tính toàn vẹn đảm bảo văn bản không mất giá trị pháp lý và cơ sở pháp lý, đồng thời giữ cách hiểu và nội dung không bị sai lệch. Tỉ lệ sai số có thể xảy ra nhưng cần được kiểm soát trong giới hạn cho phép, để thông tin và nội dung của văn bản không bị mất đi. Tính toàn vẹn đảm bảo văn bản điện tử duy trì thông tin và nội dung khi chia sẻ và truyền giao trong môi trường số, từ đó đảm bảo mức độ bảo mật và tin cậy.
Ba là, tính chống chối bỏ (Nonrepudiation) là khả năng đảm bảo văn bản điện tử không thể bị thay đổi nội dung một cách dễ dàng, tránh việc đối tượng sử dụng có thể phủ nhận trách nhiệm đối với nội dung đã được đề cập trong văn bản. Cơ chế chống chối bỏ trong văn bản điện tử giúp ràng buộc trách nhiệm đối với hành động của các chủ thể liên quan và đảm bảo tính toàn vẹn về giá trị pháp lý của văn bản điện tử.
Thứ ba, văn bản điện tử đòi hỏi trình độ nghiệp vụ và chuyên môn trong quá trình sử dụng, vận hành, quản lý. Trong khi văn bản truyền thống đặt nặng yêu cầu về khả năng quản trị văn phòng và khoa học lưu trữ, việc sử dụng, vận hành và quản lý văn bản điện tử còn đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng công nghệ thông tin và những hiểu biết căn bản liên quan đến văn bản điện tử, an ninh mạng và kiến thức về chuyển đổi số. Người dùng văn bản điện tử cần hiểu được quy định về thể thức, nội dung, và kỹ thuật trình bày. Đồng thời, cần phải nắm được quy trình chuyển giao văn bản trong môi trường số, quy định về cách thức số hóa văn bản giấy thành văn bản điện tử, v.v. Như vậy, một đặc điểm nổi bật của văn bản điện tử là đòi hỏi người sử dụng và quản trị nó phải là có năng lực công nghệ thông tin và nghiệp vụ quản trị văn phòng ở mức độ cơ bản để có thể khai thác hiệu quả lợi ích mà văn bản điện tử mang lại.
(*) Các thành phần của văn bản điện tử:
Văn bản điện tử sở hữu những thành phần cơ bản tương tự như văn bản truyền thống thông thường. Mục đích cơ bản của việc soạn thảo văn bản là để ghi nhận và truyền tải thông tin. Vì vậy, nội dung của văn bản đóng vai trò hạt nhân. Đối với các văn bản truyền thông, thành phần cơ bản làm thành nội dung của văn bản bao gồm ký tự, từ ngữ, dòng, đoạn, trang. Trong một số văn bản, nhằm cụ thể hóa nội dung được biểu đạt, còn có các thành phần khác như hình ảnh, sơ đồ. Đối với các văn bản hành chính tại Việt Nam, để đảm bảo giá trị pháp lý của nội dung văn bản, thành phần văn bản còn yêu cầu phải có con dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ ký của pháp nhân đại diện.
Bên cạnh những thành phần cơ bản như văn bản truyền thống, văn bản điện tử, với tính chất đặc thù của nó, đòi hỏi phải có một thành phần quan trọng khác, đó là chữ ký số. Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP về việc quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số đã định nghĩa “chữ ký số” như một dạng chữ ký điện tử. Nó được tạo lập nên bằng việc làm biển đổi thông điệp dữ liệu thông qua việc sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng:
- a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Chữ ký số đóng vai trò thành phần cơ bản nhất của văn bản điện tử, làm nên cơ sở đảm bảo được 03 đặc tính tiên quyết của văn bản điện tử: tính xác thực, tính toàn vẹn, tính chống chối bỏ. Pháp luật thừa nhận giá trị pháp lý của chữ ký số như chữ ký truyền thống, và đặt ra các điều kiện về việc bảo đảm tính chính danh của chữ ký số. Chữ ký số vốn dĩ không mang một hình thái cố định, có thể tồn tại dưới dạng ký tự, hình ảnh, mã số, v.v và được mã hóa bởi khóa bảo mật của đơn vị quản lý.
Các thành phần của văn bản điện tử có mối quan hệ biện chứng lẫn nhau, quyết định sự tồn tại và giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Trong đó, chữ ký số là thành phần điển hình nhất phân biệt văn bản điện tử với văn bản truyền thống thông thường, và đóng vai trò như công cụ bảo đảm các điều kiện tiên quyết của văn bản điện tử.
2.1.2. Khái niệm và một số nội dung chủ yếu của “Hội vụ” trong công tác Hội và phong trào sinh viên
Khái niệm “Hội vụ” được sử dụng một cách phổ biến trong quá trình thực hiện công tác Hội và phong trào sinh viên từ cấp Trung ương đến cơ sở trực thuộc. Bối cảnh sử dụng khái niệm này thường diễn ra trong môi trường hành chính, thông qua văn bản, các công tác văn phòng nói chung, và quá trình họp, thảo luận, trao đổi về các vấn đề liên quan đến công tác Hội.
Tuy nhiên, đến nay, chưa có văn bản hay nghiên cứu nào chính thức hóa nội hàm của khái niệm “Hội vụ”. Việc sử dụng khái niệm này phần lớn phụ thuộc vào cách hiểu chủ quan trong nội bộ cán bộ Hội, thậm chí, bản thân khái niệm này không phổ biến trong đông đảo cộng đồng Hội viên, sinh viên. Nói như vậy để thấy rằng, cách hiểu và nội hàm của “Hội vụ” trong việc thực hành công tác Hội và phong trào sinh viên chưa có được cơ sở để nhất quán. Nhưng nhu cầu của thực tiễn đặt ra yêu cầu quan trọng để khái quát hóa nội hàm của khái niệm này, phục vụ cho nhu cầu giao tiếp trong môi trường công tác Hội, và đặc biệt là trong công tác nghiên cứu chuyên môn.
Xét ở góc độ ngôn ngữ học, khái niệm “Hội vụ” được kết hợp từ 02 chữ “Hội” và “vụ”. “Hội”, trong trường hợp này, được hiểu là “Hội Sinh viên Việt Nam” – tổ chức có vai trò tập hợp, huy động, và phát huy vai trò tiên phong hành động cách mạng của toàn thể sinh viên Việt Nam trong và ngoài nước. “Vụ” là từ Hán việt, có nghĩa là “việc”, tức là tổng hợp các nội dung cần thiết phải xử lý trong đời sống thực tiễn, phát sinh trong quan hệ giữa cá nhân, tổ chức, nhà nước. Như vậy, khi ghép lại với nhau, “Hội vụ” có thể được hiểu một cách cơ bản là tổng thể các công việc phát sinh và đòi hỏi cần được xử lý trong công tác Hội và phong trào sinh viên các cấp. Tiếp cận dưới góc độ ngôn ngữ học, việc phân tích khái niệm của “Hội vụ” tương đối dễ dàng và dễ tiếp cận, nhưng cũng nảy sinh bất cập ở một số điểm. Có thể đề cập như: (1) việc phân tích như vậy dễ phát sinh tính chủ quan, thiếu cơ sở xác nhận trong thực tiễn, và các dữ kiện, căn cứ pháp lý thuyết phục; (2) chưa hệ thống hóa và cụ thể hóa được “các việc cần xử lý của công tác Hội Sinh viên” là những công việc gì, đâu là những công việc trọng điểm, mang tính điển hình của công tác Hội.
Ở góc độ tiếp cận khác, thông qua việc sử dụng cách hiểu trung gian từ các khái niệm khác có liên quan và mang tính tương đồng vốn đã được thống nhất về cách hiểu, điều này có thể hỗ trợ tiếp cận khái niệm “Hội vụ” một cách tương đối toàn diện và tổng thể. Một khái niệm trung gian có thể được sử dụng để phân tích đó là “Nghiệp vụ công tác Đảng viên”- mảng công tác quan trọng trong hoạt động của Đảng Cộng sản Việt Nam. Tác giả Nguyễn Văn Chung đã định nghĩa rằng “Công tác nghiệp vụ Đảng viên” có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng Đảng về mặt tổ chức, gồm những công việc và như: Thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện, thủ tục của người vào Đảng; xem xét chuyển sinh hoạt Đảng cho Đảng viên; thẩm định, thực hiện các thủ tục như cấp thẻ, cấp Huy hiệu Đảng cho Đảng viên; quản lý sử dụng phần mềm quản lý Đảng viên trên máy vi tính, thống kê định kỳ, đột xuất về tổ chức Đảng, Đảng viên (Nguyễn Văn Chung, 2019).
Từ việc định nghĩa như vậy, có thể hiểu một cách cơ bản, “Nghiệp vụ công tác Đảng viên” là một mảng công tác tương đối rộng lớn, gồm nhiều công việc liên quan đến Đảng viên và công tác Đảng, chủ yếu là các công tác thuộc lĩnh vực hành chính. Tại Hướng dẫn số 12-HD/BTCTW của Ban Tổ chức Trung ương Đảng về nghiệp vụ công tác Đảng viên, các mảng công tác trọng tâm đã được hệ thống hóa gồm:
– Kết nạp Đảng viên.
– Quản lý hồ sơ Đảng viên, phát thẻ Đảng viên, giới thiệu sinh hoạt Đảng.
– Khen thưởng tổ chức Đảng và Đảng viên.
– Một số vấn đề khác liên quan đến Đảng viên: Đảng viên xin miễn công tác và
sinh hoạt Đảng, phân công công tác cho Đảng viên.
– Tài liệu, phương tiện thực hiện nghiệp vụ công tác Đảng viên.
Với cách tiếp cận trung gian từ một khái niệm khác chia sẻ nhiều đặc điểm tương đồng, việc phân tích khái niệm “Hội vụ” có thể được thực hiện trên cơ sở nhìn nhận một số các điểm cần lưu ý như sau:
Một là, tương tự như “Nghiệp vụ công tác Đảng viên” trong công tác Đảng, “Hội vụ” là một mảng công tác khá rộng lớn trong công tác Hội và phong trào sinh viên, bao gồm đa dạng các công việc, chủ yếu là các công việc hành chính có liên quan trực tiếp đến đối tượng then chốt của tổ chức Hội là cán bộ Hội, Hội viên, sinh viên.
Hai là, dù mang đặc trưng là một mảng công tác rộng lớn, song, cũng như “Nghiệp vụ công tác Đảng viên”, từ việc phân tích lý luận đến thực tiễn triển khai, “Hội vụ” cần xác lập những công tác trọng tâm, hệ thống hóa một cách bài bản để tạo ra phương hướng thực hành công tác Hội và phong trào sinh viên một cách hiệu quả.
Ba là, công tác Hội vụ là việc làm đòi hỏi sự triển khai thường xuyên, lâu dài, bền bỉ, vận hành theo quỹ đạo ổn định để xử lý hiệu quả những công việc điển hình, cũng như chuẩn bị những điều kiện cần thiết để giải quyết phù hợp những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hành công tác Hội và phong trào sinh viên.
Bốn là, chủ thể thực hiện Hội vụ là các đồng chí cán bộ Hội Sinh viên, trong đó, đơn vị chuyên trách là Văn phòng Hội Sinh viên các cấp.
Trên cơ sở xác định những điểm nêu trên, khái niệm Hội vụ có thể được khái quát hóa như sau: Hội vụ là tập hợp tổng thể những mảng công việc liên quan đến công tác Hội và phong trào sinh viên, được triển khai một cách thường xuyên và lâu dài trong nội bộ tổ chức Hội do các cán bộ Hội chuyên trách và Văn phòng Hội Sinh viên các cấp làm đầu mối triển khai thực hiện, nhằm bảo đảm lợi ích của Hội viên, sinh viên và duy trì sự vận hành hệ thống, bài bản và hiệu quả của tổ chức Hội Sinh viên.
Những công tác trọng tâm của công tác Hội vụ có thể được kể đến như: kết nạp Hội viên; quản lý hồ sơ Hội viên; quản lý công tác tài chính của Hội; xử lý các văn bản hành chính liên quan đến tổ chức Hội và Hội viên, sinh viên; quản lý công tác khen thưởng và phê bình; quản lý và xử lý thông tin chính thức về phương hướng triển khai công tác Hội tại đơn vị trong từng giai đoạn cụ thể.
2.1.3. Vai trò của “văn bản điện tử” trong việc giải quyết các vấn đề “Hội vụ”
Nhu cầu đẩy mạnh thực hiện hiệu quả công tác chuyển đổi số trong công tác Hội và phong trào sinh viên đòi hỏi những giải pháp cụ thể và thiết thực. Trong đó, việc đưa vào sử dụng văn bản điện tử trong việc giải quyết các vấn đề Hội vụ có vai trò quan trọng và là hướng đi phù hợp với xu thế chung. Thực hiện nghiên cứu đưa vào sử dụng hệ thống và bài bản văn bản điện tử trong công tác Hội sẽ mang lại những bước tiến cần thiết để tăng cường chất lượng và hiệu quả của công tác Hội và phong trào sinh viên.
Một là, văn bản điện tử giúp tăng cường tốc độ, tiết kiệm thời gian trong quá trình chuyển giao thông tin và ban hành văn bản của các cấp. Nhờ việc chuyển giao trong môi trường mạng, tinh gọn quy trình tham mưu, rút ngắn được thời gian tham mưu ban hành nhờ việc sử dụng chữ ký số, văn bản điện tử có thể nhanh chóng được truyền tải đến các cấp cơ sở Hội. Hiện nay, với mạng lưới Hội Sinh viên trong toàn quốc lẫn ngoài nước, và hơn 2 triệu hội viên, việc xây dựng hệ thống văn bản điện tử giúp tăng cường cơ chế tiếp cận mà không cần và tạo ra tính nhất quán từ Trung ương đến cơ sở. Song song với đó, vai trò này của văn bản điện tử còn được thể hiện trong việc quản lý hoạt động, chương trình, chiến dịch tình nguyện như Mùa hè xanh, Xuân tình nguyện, v.v. Trong quá trình tổ chức các mặt trận tình nguyện, khoảng cách địa lý và đặc điểm xã hội tại một số địa phương có thể trở thành rào cản trong việc tiếp nhận văn bản theo hình thức thông thường. Do vậy, sử dụng văn bản điện tử có thể đảm bảo được tính kịp thời của thông tin, đảm bảo quản lý và nắm bắt tình hình của công tác tình nguyện từ sớm, từ xa.
Hai là, sử dụng văn bản điện tử giúp quản lý một cách hệ thống các nội dung liên quan đến công tác Hội vụ. Như đã phân tích ở mục 2.1.2, Hội vụ là những vấn đề cơ bản nhưng có ảnh hưởng đặc biệt quan trọng đối với việc quản lý, duy trì hiệu quả hoạt động của tổ chức Hội Sinh viên. Vì vậy, triển khai sử dụng văn bản điện tử sẽ hình thành một cơ chế hệ thống hóa các nội dung của công tác Hội vụ như: quản lý hồ sơ hội viên, cấp phát Giấy chứng nhận tham gia hoạt động dành cho hội viên, sinh viên; quản lý hồ sơ tài chính và công tác hội phí, v.v. Thay vì thực hiện quản lý văn bản như thông thường (vốn đòi hỏi không gian lưu trữ và dễ bị xáo trộn do môi trường lưu trữ), văn bản điện tử đòi hỏi phải được quản lý trong một hệ thống máy tính nội bộ và lưu trữ một cách có trình tự theo thời gian và thể loại văn bản trên không gian trực tuyến, do vậy, sử dụng văn bản điện tử giúp cho công tác Hội vụ được tổ chức thực hiện có hệ thống, có quy trình, thông tin được trao đổi một cách hệ thống và hạn chế được những phát sinh làm xáo trộn các văn bản.
Ba là, sử dụng văn bản điện tử thể hiện nỗ lực góp phần hiện thực hóa phương hướng và mục tiêu được đề ra trong Nghị quyết Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ XII (nhiệm kỳ 2023 – 2028). Cụ thể, Nghị quyết Đại hội Đoàn xác lập những nội dung sau:
– 01 trong 12 chỉ tiêu trọng tâm là “60% thanh thiếu nhi được tiếp cận các hoạt động nâng cao năng lực số do tổ chức Đoàn, Hội các cấp triển khai thực hiện; 50% thanh niên sử dụng dịch vụ công trực tuyến; 70% thanh niên sử dụng tài khoản thanh toán điện tử”.
– 01 trong 03 mục tiêu công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi nhiệm kỳ 2022 – 2027 là “phát huy tinh thần xung kích, tình nguyện, sáng tạo, trách nhiệm của thanh niên trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, đặc biệt là hội nhập quốc tế, chuyển đổi số quốc gia, góp phần hiện thực hóa mục tiêu phát triển đất nước đến năm 2023, tầm nhìn đến năm 2045”.
– 01 trong 10 chương trình, đề án trọng điểm giai đoạn 2022 – 2027 là đề án “Nâng cao năng lực số cho thanh thiếu niên Việt Nam giai đoạn 2022 – 2030”.
Việc xác lập những nội dung nêu trên cho thấy quyết tâm cao độ của toàn thể Đoàn viên, thanh niên trong việc thực hiện hiệu quả công tác chuyển đổi số của Đoàn, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số quốc gia, đưa công tác Đoàn phát triển vượt trội về năng lực tổ chức và hoạt động. Là tổ chức xã hội, bộ phận quan trọng của tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, tổ chức Hội Sinh viên Việt Nam cần nhận thức phù hợp vai trò của mình để góp phần tổ chức thực hiện hiệu quả Nghị quyết Đại hội Đoàn toàn quốc, đưa nội dung Nghị quyết trở thành giá trị thiết thực trong quá trình học tập, lao động, trau dồi tri thức, và rèn luyện của Hội viên, sinh viên. Theo đó, việc nghiên cứu, tổ chức thực hiện và đưa vào sử dụng chính thức văn bản điện tử trong việc giải quyết các vấn đề Hội vụ của công tác Hội và phong trào sinh viên một cách bài bản sẽ là hướng đi quan trọng, cho thấy sự chuyển mình vượt trội trong cách thức và quy trình vận hành của tổ chức Hội, tăng cường hiệu quả trong tập hợp và quản lý thông tin, tạo ra được tính nhất quán về tư duy và nhận thức hành động giữa tổ chức Đoàn – Hội, phong trào thanh niên và sinh viên, qua đó, khẳng định trên thực tế tính hành động cao độ của đội ngũ cán bộ, Hội viên, sinh viên trong việc tham gia chuyển đổi số.
2.2. Thực tiễn việc sử dụng văn bản điện tử trong việc giải quyết các vấn đề Hội vụ của công tác Hội và phong trào sinh viên
Trên thực tế, nhận thức về việc thực hiện chuyển đổi số trong công tác thông tin của tổ chức Hội đã được chứng minh từ những năm về trước, ở cấp Trung ương đến cơ sở. Tuy khái niệm “văn bản điện tử” không được trực tiếp sử dụng trong nội dung nhiệm vụ các năm học, nhưng hướng tiếp cận có những điểm tương đồng và liên quan. Bức tranh thực tiễn của việc này có thể được phân tích ở hai phương diện: Mặt thành tựu và mặt hạn chế.
(*) Mặt thành tựu:
Chương trình công tác Hội và phong trào sinh viên năm học 2014 – 2015 của Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam đã vạch rõ nhiệm vụ trong năm học: “Xây dựng văn phòng điện tử của Hội Sinh viên Việt Nam nhằm tăng cường chất lượng công tác thông tin, báo cáo của Hội sinh viên các cấp”. Trong bản chương trình cũng đã đề cập đến nội dung về việc “Ứng dụng công nghệ thông tin, Internet trong xây dựng và sử dụng cơ sở dữ liệu quản lý về tổ chức, cán bộ, hội viên, sinh viên”, thể hiện cho thấy phương hướng chỉ đạo từ phía Trung ương dành cho Hội Sinh viên các tỉnh thành, các đại học, học viện, cũng như các trường đại học, cao đẳng, coi trọng công tác chuyển đổi số trong thực hiện công tác Hội nói chung, Hội vụ nói riêng.
Thực hiện kết luận của Ban Thư ký Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam khóa IX về “Nâng cao chất lượng công tác tổ chức và xây dựng Hội giai đoạn 2015 – 2018”, chương trình công tác Hội và phong trào sinh viên trong năm học 2015 – 2016 đã xác định 02 nhiệm vụ trọng tâm trong năm học bao gồm: (1) Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất trong các cấp Hội; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành tác nghiệp quản lý hội viên và sinh hoạt Hội; (2) Triển khai Đề án “Văn phòng điện tử” nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành, tác nghiệp, quản lý hội viên, sinh hoạt Hội. Trong đó, Đề án “Văn phòng điện tử” là nội dung có ý nghĩa quan trọng, tạo điều kiện để cụ thể hóa phương hướng và nhiệm vụ được xác định, tạo cơ sở cần thiết để hoạch định cách thức vận hành “Văn phòng điện tử”, trong đó, “văn bản điện tử” là một bộ phận quan trọng cấu thành vào đó. Tiếp nối định hướng trong năm 2014-2015, Trung ương Hội Sinh viên đã cụ thể hóa các giải pháp và nỗ lực tái định hình quỹ đạo chuyển đổi số theo hướng bài bản hơn, yêu cầu kỹ thuật cao hơn, đưa vào nghiên cứu và sử dụng các giải pháp công nghệ cần thiết trong quản lý công tác Hội vụ, đặc biệt là ở mảng công tác quản lý văn bản, hồ sơ.
Bước sang năm 2020, sự xuất hiện của đại dịch Covid-19 gây ra những gián đoạn mạnh mẽ trong việc triển khai công tác Hội, đòi hỏi sự thay đổi trong hình thức hoạt động từ trực tiếp sang trực tuyến. Trong bối cảnh đó, bên cạnh những khó khăn, thách thức đáng kể mà đại dịch gây ra, yêu cầu của thực tiễn khách quan cũng đã góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy giải quyết các công tác Hội vụ trên không gian số, thay thế quy trình làm việc tại văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử, từ chuyển giao văn bản thông thường sang văn bản điện tử, giao tiếp hành chính trên nền tảng số trở thành nhiệm vụ quan trọng mà các cấp Hội phải thực hiện đồng loạt. Do yêu cầu giao tiếp trực tuyến, các công tác liên quan đến Hội vụ cũng nhất loạt được thực hiện qua không gian mạng. Trong tuyến giao tiếp của Trung ương đến các cơ sở Hội và tuyến giao tiếp trong nội bộ các cơ sở Hội, văn bản điện tử được sử dụng thường xuyên như một giải pháp tối ưu ở thời điểm dịch bệnh. Như một công cụ giao tiếp hành chính, văn bản điện tử được sử dụng thường xuyên và phổ biến hơn, giúp hạn chế các tác động của sự gián đoạn, đảm bảo cơ chế thông tin được thực hiện xuyên suốt, giúp tối giản quy trình giao – nhận thông tin, góp phần quan trọng trong việc tạo ra tiền đề để chính thức hóa việc sử dụng văn bản điện tử ở giai đoạn hậu đại dịch.
Không chỉ riêng ở cấp Trung ương, công tác chuyển đổi số nói chung và việc triển khai sử dụng văn phòng điện tử nói riêng cũng được các cơ sở Hội quan tâm thực hiện. Cụ thể, nhiều đơn vị Hội Sinh viên đã chủ trương xây dựng website chính thức của đơn vị, qua đó, xây dựng hệ thống dữ liệu trực tuyến để quản lý các văn bản hành chính cũng như cung cấp những thông tin cần thiết nhằm phổ cập những thông tin cần thiết đến Hội viên, sinh viên, đảm bảo thực hiện công tác Hội vụ một cách mới mẻ, ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin: website của Hội Sinh viên Thành phố Hồ Chí Minh (https://hoisinhvientphcm.com/); website liên kết tổ chức Đoàn – Hội của Học viện Ngân hàng (https://hvnh.edu.vn/); website Hội Sinh viên Trường Đại học Mở Hà Nội (http://hoisinhvien.hou.edu.vn/); website Trường Đại học Công nghệ Miền Đông (https://mit.vn/Hoi-sinh-vien/); v.v. Ở một số trường có kinh nghiệm và nguồn lực tiên phong, văn phòng điện tử dành cho công tác Đoàn-Hội được xây dựng trên cổng thông tin chung của Trường, tích hợp quy trình chuyển đổi số trong việc triển khai văn bản và giải quyết thủ tục hồ sơ đến Hội viên, sinh viên. Điển hình cho việc này có thể phân tích trường hợp của hội Sinh viên Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (NEU) ở khu vực miền Bắc và Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (UEH) ở khu vực miền Nam. Cả hai đơn vị này đã tích hợp cổng nguồn truy cập vào văn phòng điện tử tại đơn vị, đăng tải các văn bản Hội vụ trên nền tảng trực tuyến, và tạo điều kiện để sinh viên thực hiện các thủ tục trực tuyến liên quan đến hoạt động Hội (trường hợp của Hội Sinh viên Trường Đại học Kinh tế Quốc dân).
Ảnh 01: Cổng truy cập hệ thống Văn bản phát hành và Thủ tục trực tuyến dành cho Hội viên, Sinh viên trong Văn phòng điện tử tại Trang thông tin của Hội Sinh viên Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (NEU)
(Truy cập tại: https://hoisinhvien.neu.edu.vn/van-phong-dien-tu/
Ảnh 02: Cổng truy cập hệ thống Văn bản điện tử Đoàn – Hội Sinh viên trong Văn phòng điện tử tại Trang thông tin của Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (UEH)
(Truy cập tại: https://youth.ueh.edu.vn/category/van-phong-dien-tu/van-ban-doan-hoi-ueh/
Thực tiễn như trên phản ánh cho thấy cách tiếp cận vấn đề chuyển đổi số nói chung và sử dụng văn bản điện tử nói riêng ở các cấp Hội Sinh viên diễn ra một cách chủ động. Việc giao tiếp văn bản một cách trực tuyến, phi truyền thống đã trở thành đặc điểm quan trọng đối với hoạt động của tổ chức Hội Sinh viên. Trung ương Hội Sinh viên đã tiên phong triển khai Đề án và các giải pháp nhằm đưa văn bản điện tử trở thành công cụ tối ưu hóa phương thức giao tiếp hành chính. Phía các cơ sở Hội cũng đã rất chủ động trong việc ứng dụng văn phòng điện tử và văn bản điện tử vào hoạt động của mình một cách chủ động, phù hợp với đặc thù của đơn vị.
(*) Mặt hạn chế:
Tuy nhiên, tổng quan tình hình thực tiễn sử dụng văn bản điện tử trong các công tác Hội vụ từ cấp Trung ương đến các địa phương vẫn còn tồn đọng một số những hạn chế nhất định, dẫn tới việc triển khai chưa có tính hệ thống, chưa nhất quán, và khách quan nhìn nhận, là chưa có những hiệu quả thiết thực. Dưới đây là đôi điểm hạn chế đúc kết từ thực tiễn việc triển khai sử dụng văn bản điện tử trong công tác Hội:
Một là, công tác chuyển đổi khai thác đưa vào vận hành văn phòng điện tử và văn bản điện tử chưa có được sự đồng bộ từ cấp Trung ương đến cơ sở, chưa có tính hệ thống và bài bản. Trên thực tế, Trung ương Hội Sinh viên đã xác định theo đuổi thực hiện Đề án “Văn phòng điện tử”, cũng như xác lập việc thực hiện chuyển đổi số là mục tiêu trọng tâm trong những năm học gần đây. Tuy nhiên, văn phòng Trung ương Hội chưa ban hành bản Hướng dẫn chính thức liên quan đến việc sử dụng văn bản điện tử nói riêng, văn phòng điện tử nói chung trong công tác trao đổi thông tin giữa các cấp. Điều này dẫn tới việc triển khai ở cấp cơ sở không có sự đồng bộ, tuyến văn bản chưa được thông suốt ở cả chiều đi lẫn chiều đến. Bên cạnh đó, bởi thiếu cơ chế hoạch định rõ ràng, nên ở một số cơ sở Hội, do sự hạn chế về nguồn lực và khả năng tiếp cận công nghệ, không phải tất cả các cơ sở Hội đều có thể thực hiện hiệu quả công tác chuyển đổi số trong xử lý Hội vụ, nhiều đơn vị chưa có kinh nghiệm và nhận thức cơ bản để sử dụng văn bản điện tử. Điều này tất yếu dẫn tới thực trạng thiếu đồng bộ, thiếu thống nhất trong công tác giao – nhận văn bản giữa cấp Trung ương và cấp cơ sở.
Hai là, ở một số cơ sở Hội, dù đã xây dựng được website chính thức để quản lý công tác Hội vụ, xúc tiến chuyển đổi số để tăng cường tính hiệu quả trong truyền tải thông tin, tuy nhiên, hình thức của các văn bản được ban hành và sử dụng trong giao tiếp hành chính, về bản chất, chưa phải là văn bản điện tử. Các văn bản được đăng tải tại những website của các cơ sở Hội là bản scan màu từ văn bản giấy truyền thống, không bảo đảm được các thành phần cơ bản của văn bản điện tử, đặc biệt là chữ ký số. Bức tranh thực tiễn như vậy xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ và trọn vẹn của một bộ phận cán bộ Hội trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản điện tử. Điều này phản ánh trên thực tế sự cần thiết trong việc ban hành Hướng dẫn chính thức từ Trung ương Hội, chú trọng công tác bồi dưỡng nâng cao nhận thức và kỹ năng nghiệp vụ của các cán bộ Hội chuyên trách để có thể đưa vào sử dụng văn bản điện tử đúng với nguyên lý và bản chất dựa trên cơ sở khoa học, tạo được giá trị thực chất trong công tác chuyển đổi số.
Ba là, tuy ở một số đơn vị đã đưa vào sử dụng chức năng văn phòng điện tử và dùng văn bản điện tử như một công cụ giao tiếp hành chính, tuy nhiên, việc triển khai chưa thể hiện rõ ý nghĩa thực tiễn. Ở một số đơn vị, văn bản được đăng tải không thường xuyên và đều đặn, chỉ có số ít văn bản được triển khai trên hệ thống của đơn vị. Chức năng về thủ tục văn bản trực tuyến cũng không khả thi trên trang trực tuyến, còn mang nặng tính hình thức, chưa thật sự đem lại hiệu quả thực tiễn khi vận hành. Việc tiếp cận và hướng dẫn đội ngũ cán bộ Hội và Hội viên, sinh viên tại đơn vị cũng vấp phải các hạn chế nhất định. Số lượng sinh viên tiếp cận về thủ tục trực tuyến và văn bản điện tử chưa được đảm bảo, cũng như không hiểu rõ về vai trò và cách thức vận hành của các công cụ này.
2.3. Một số kiến nghị
Từ những nhận định như đã phân tích, nhóm nghiên cứu đề xuất một số kiến nghị như sau:
Thứ nhất, Trung ương Hội SVVN cần xem xét, nghiên cứu, khảo sát và thực hiện ban hành Hướng dẫn chính thức về việc sử dụng văn bản điện tử và quản lý chữ ký số trong các vấn đề về Hội vụ. Năm 2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 về việc quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư. Đến năm 2021, Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Hướng dẫn số 03-HD/VPTW về việc quản lý và sử dụng chữ ký số trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng. Những văn bản pháp lý này là nguồn tham khảo quan trọng, là khung tham thiếu cần thiết để xây dựng nội dung hướng dẫn ứng dụng vào công tác Hội và phong trào sinh viên. Từ các quy định chung đã được Chính phủ phê duyệt và ban hành, tổ chức Hội Sinh viên cần cụ thể hóa thành Hướng dẫn chính thức để ban hành đến các cơ sở Hội, từ đó, thống nhất được quy trình xây dựng, ban hành, tiếp nhận và quản lý văn bản điện tử trong việc triển khai công tác Hội vụ các cấp. Việc ban hành Hướng dẫn chính thức cũng sẽ giải quyết được tình trạng thiếu hệ thống khi sử dụng văn bản điện tử hiện nay của công tác Hội và phong trào sinh viên, bởi vì sự ra đời của bộ Hướng dẫn cũng là việc xác lập được cơ sở tham khảo nhất quán dành cho các cấp cơ sở Hội, gợi mở phương hướng để triển khai đồng bộ, thực chất, hiệu quả.
Thứ hai, từng bước xây dựng, nghiên cứu, và đưa vào vận hành trục liên thông văn bản điện tử về công tác Hội và phong trào sinh viên. Hiện nay, trục liên thông văn bản quốc gia đã được đưa vào hoạt động từ năm 2019. Trục liên thông văn bản quốc gia là bước đột phá mạnh mẽ về tư duy hành chính, bước đầu hiện thực hóa tầm nhìn xây dựng một chính phủ số vận hành tinh gọn, hiệu quả. Mô hình đã được đưa vào thực tiễn và áp dụng với 95/95 cơ quan ở Trung ương và địa phương (Báo Chính phủ, 2019). Trên thực tế, muốn sử dụng và quản lý văn bản điện tử đòi hỏi cần phải hệ thống hóa trên một nền tảng tích hợp dữ liệu chung. Do vậy, để việc sử dụng văn bản điện tử có thể áp dụng sâu rộng vào thực tiễn triển khai công tác Hội và phong trào sinh viên thì đòi hỏi phải có một trục liên thông văn bản được khai thác và hoạt động theo nhu cầu, đặc điểm và tính chất của tổ chức Hội Sinh viên. Trục liên thông văn bản điện tử của công tác Hội sẽ giúp tổng hợp thông tin, hỗ trợ cán bộ Hội các cấp và Hội viên thuận tiện tiếp cận được quan điểm, chủ trương, phương hướng của các hoạt động Hội; nắm được những thay đổi, điều chỉnh trong khâu tổ chức, cũng như những thay đổi, cập nhật trong tiêu chí xét chọn các danh hiệu, giải thưởng dành cho cá nhân và tập thể. Trục liên thông văn bản điện tử của công tác Hội còn hỗ trợ quản lý một cách hệ thống và hiệu quả các thủ tục hành chính, giấy tờ liên quan đến công tác Hội vụ từ Trung ương đến cấp cơ sở, hỗ trợ công tác kiểm tra, giám sát, và xử lý các tác vụ hành chính, đưa công tác Hội vụ đi vào quỹ đạo vận hành ổn định, bài bản, thống nhất ở quy trình và phương hướng. Mô hình xử lý văn bản trong trục liên thông văn bản điện tử về công tác Hội và phong trào sinh viên từ Trung ương đến cơ sở được nhóm tác giả sơ đồ hóa như sau:
Ảnh 03: Sơ đồ thể hiện quy trình xử lý văn bản đến và văn bản đi trong trục liên thông văn bản điện tử từ cấp Trung ương đến cơ sở Hội
(Tham khảo sơ đồ hệ thống quản lý văn bản – liên thông văn bản điện tử của Viện Hàn lâm khoa học và công nghệ Việt Nam: https://vast.gov.vn/)
Sơ đồ trên diễn tả quy trình xử lý văn bản của trục liên thông văn bản từ Trung ương Hội đến cơ sở Hội và ngược lại. Cụ thể, văn bản được vận hành theo hai chiều: văn bản đến (do Trung ương Hội ban hành đến cơ sở) và văn bản đi (do các cơ sở Hội trực thuộc xây dựng và báo cáo):
Đối với văn bản đến, đội ngũ cán bộ Trung ương Hội SVVN chuyên trách được phân công thực hiện xây dựng dự thảo văn bản, sau đó gửi về bộ phận Văn phòng Trung ương Hội SVVN để kiểm tra và xác thực về nội dung, thể thức, kỹ thuật liên quan và tham mưu dự thảo đến Ban Thư ký Trung ương Hội SVVN. Ban Thư ký cho ý kiến chỉ đạo cụ thể về nội dung, thể thức, và các vấn đề liên quan đến dự thảo văn bản. Đến đây, phát sinh 02 tình huống: (1) Nếu Ban Thư ký không có ý kiến, tức là cơ bản đồng thuận với các nội dung được đề cập trong phạm vi văn bản được tham mưu, Ban Thư ký tiến hành duyệt ký, chuyển về bộ phận Văn phòng để thực hiện công tác lập hồ sơ điện tử, ký chữ ký số theo quy định của pháp luật và nhập dữ liệu vào phần mềm liên thông văn bản để xử lý kỹ thuật, xác minh tính pháp lý trước khi chuyển văn bản điện tử vào trục liên thông văn bản của công tác Hội và phong trào sinh viên để ban hành đến hệ thống các cơ sở Hội có liên quan trong cả nước, các cơ sở Hội tiếp nhận văn bản đến từ Trung ương Hội thông qua bộ phận Văn phòng, tham mưu ý kiến Ban Thư ký và tiến hành triển khai thực hiện theo quy định; (2) Nếu Ban Thư ký có ý kiến chỉ đạo, đề nghị cần xem xét, chỉnh sửa, bổ sung theo kết luận của tập thể Ban Thư ký, dự thảo văn bản được chuyển về phía đội ngũ cán bộ Hội chuyên trách để tiếp thu chỉnh sửa theo định hướng chỉ đạo, sau đó tiếp tục chuyển đến bộ phận Văn phòng để kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trước khi tái tham mưu bản dự thảo được chỉnh sửa đến Ban Thư ký. Quy trình như vậy tiếp diễn đến khi Ban Thư ký không có thêm ý kiến chỉnh sửa hoặc thay đổi, bổ sung. Khi này, dự thảo văn bản tiếp tục được xử lý theo tình huống (1).
Đối với văn bản đi, quy trình xử lý dự thảo văn bản ở các cơ sở Hội diễn ra tương tự ở cấp Trung ương. Sau khi dự thảo văn bản của cấp cơ sở được đồng ý ban hành, Văn phòng ở cấp cơ sở lập hồ sơ điện tử, ký chữ ký số và nhập dữ liệu vào phần mềm liên thông văn bản để xử lý trước khi chính thức chuyển dữ liệu của văn bản điện tử vào trục liên thông văn bản của công tác Hội trong toàn quốc để quản lý, hệ thống hóa và lưu trữ.
Thứ ba, tăng cường công tác bồi dưỡng, rèn luyện cán bộ Hội các cấp trong việc triển khai sử dụng văn bản điện tử; nghiên cứu chuyển giao các yếu tố công nghệ hỗ trợ các cấp cơ sở Hội sử dụng hiệu quả văn bản điện tử trong quá trình hoạt động. Cán bộ là nòng cốt khi thực hiện việc chuyển đổi số trong công tác Hội nói chung, và thực hiện hiệu quả công tác giải quyết Hội vụ thông qua việc sử dụng văn bản điện tử nói riêng. Vì vậy, các cơ sở Hội cần chú trọng việc thực hiện bồi dưỡng, rèn luyện các cán bộ Hội triển khai sử dụng hiệu quả văn bản điện tử, hiểu được bản chất và nắm được quy trình ban hành văn bản điện tử, có đủ kiến thức và kỹ năng công nghệ thông tin cần thiết để xử lý Hội vụ trong môi trường điện tử. Trung ương Hội SVVN cần xác định các nội dung tham khảo chủ yếu phục vụ cho công tác bồi dưỡng cán bộ, thông tin rộng rãi và đẩy mạnh việc sử dụng rộng rãi bản Hướng dẫn về việc sử dụng văn bản điện tử và quản lý chữ ký số trong các vấn đề liên quan đến Hội vụ (như đã phân tích ở phần đầu mục này) để tổ chức tập huấn cán bộ Hội. Song song với đó, để khắc phục tình trạng chênh lệch về năng lực tiếp cận công nghệ, khiến quy trình vận hành và sử dụng văn bản điện tử thiếu thông suốt, Trung ương Hội SVVN cần nghiên cứu về việc hỗ trợ chuyển giao các công nghệ cần thiết đến những cơ sở Hội cụ thể cần được hỗ trợ về mặt kỹ thuật, đảm bảo giải quyết hiệu quả bài toán chênh lệch về công nghệ trong nội bộ tổ chức Hội các cấp, đưa việc vận hành văn bản điện tử giải quyết công tác Hội vụ trở thành nhiệm vụ xuyên suốt, cơ bản của công tác Hội và phong trào sinh viên.
- Kết luận
Có thể nhận thấy, việc sử dụng văn bản điện tử trong giải quyết các vấn đề Hội vụ của công tác Hội và phong trào sinh viên có ý nghĩa cần thiết, đáp ứng tinh thần Nghị quyết Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ XII cũng như chủ trương của các cấp lãnh đạo trong bối cảnh đẩy mạnh thực hiện chuyển đổi số đa lĩnh vực. Trên phương diện lý luận, bài viết nỗ lực phân tích khái niệm “văn bản điện tử”, làm rõ 03 đặc điểm trọng yếu (tính xác thực, tính toàn vẹn, tính chống chối bỏ) và một số thành phần quan trọng cấu thành giá trị pháp lý cho văn bản điện tử, trong đó, chữ ký số là thành phần cơ bản nhất. Bài viết cũng đồng thời phân tích và tiếp cận khái niệm “Hội vụ” trong công tác Hội và phong trào sinh viên, vốn dĩ là khái niệm được sử dụng rộng rãi nhưng chưa có cơ sở chính thức về mặt thông tin để thống nhất cách hiểu và nội hàm của khái niệm này. Bằng việc tiếp cận trung gian khái niệm có tính tương đồng, nội hàm của “Hội vụ” được xác định với 04 đặc trưng cần lưu ý: (1) là một mảng công tác rộng lớn, gồm nhiều nội dung; (2) đòi hỏi cần được hệ thống hóa và xác định các công tác trọng tâm; (3) được triển khai thường xuyên và lâu dài; (4) do các cán bộ Hội chuyên trách thực hiện thông qua bộ phận Văn phòng Hội Sinh viên các cấp. Từ những lập luận đó, bài nghiên cứu phân tích vai trò của văn bản điện tử khi thực hiện giải quyết các vấn đề Hội vụ của công tác Hội và phong trào sinh viên, làm rõ được ưu điểm và tính cần thiết để triển khai sử dụng loại hình văn bản này trong vấn đề Hội vụ các cấp. Trên cơ sở lý luận được xây dựng, nhóm tác giả phân tích bức tranh thực tiễn việc sử dụng văn bản điện tử trong công tác Hội, phát lộ đôi điểm hạn chế cần thiết phải khắc phục: Một là, công tác triển khai thiếu đồng bộ, nhất quán, chưa có tính hệ thống; Hai là, quá trình triển khai chuyển đổi số nói chung, sử dụng văn bản điện tử nói riêng, ở một số cơ sở Hội là chưa thực chất, chưa tiếp cận đúng bản chất và nguyên lý của văn bản điện tử. Bằng việc khai thác cơ sở lý luận và thực tiễn có liên quan, nhóm tác giả đề xuất các kiến nghị giúp sử dụng hiệu quả văn bản điện tử trong việc giải quyết các vấn đề Hội vụ của công tác Hội và phong trào sinh viên. Đó là: (1) cần xem xét, nghiên cứu, khảo sát và ban hành bản Hướng dẫn chính thức về việc sử dụng văn bản điện tử và quản lý chữ ký số trong các vấn đề Hội vụ; (2) từng bước nghiên cứu và đưa vào vận hành trục liên thông văn bản điện tử về công tác Hội và phong trào sinh viên, bài viết cũng đề xuất sơ đồ thể hiện quy trình xây dựng và chuyển tiếp văn bản đến và văn bản đi trên trục liên thông văn bản công tác Hội; (3) tăng cường công tác bồi dưỡng, rèn luyện cán bộ Hội các cấp trong việc triển khai sử dụng văn bản điện tử, nghiên cứu chuyển giao các yếu tố công nghệ hỗ trợ các cấp cơ sở Hội sử dụng hiệu quả văn bản điện tử trong quá trình hoạt động. Tóm lại, sử dụng văn bản điện tử trong giải quyết các vấn đề Hội vụ của công tác Hội và phong trào sinh viên vừa là động lực, vừa là nhiệm vụ cần thiết đặt ra từ thực tiễn khách quan, có ý nghĩa thực tiễn và quan trọng. Vì vậy, cần đẩy mạnh việc triển khai hiệu quả, bài bản, có hệ thống, đồng bộ, và tạo được những giá trị thực chất, tránh lối vận hành hình thức, bề nổi, thiếu tính ứng dụng.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Ayaz, A, Yanartas, M. (2020). An analysis on the unified theory of acceptance and use of technology theory (UTAUT): Acceptance of electronic document management system (EDMS), 2, 1-7. https://doi.org/10.1016/j.chbr.2020.100032
- Báo Chính phủ. (2019). Thủ tướng khai trương Trục liên thông văn bản quốc gia. Nhận từ: https://vpcp.chinhphu.vn/thu-tuong-khai-truong-truc-lien-thong-van-ban-quoc-gia-11521791.htm
- Ban Tổ chức Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam. (2022). Hướng dẫn số 12-HD/BTCTW ngày 18 tháng 01 năm 2022 về nghiệp vụ công tác Đảng viên.
Nhận từ: https://tulieuvankien.dangcongsan.vn/he-thong-van-ban/van-ban-cua-dang/huong-dan-so-12-hdbtctw-ngay-18012022-cua-ban-to-chuc-trung-uong-ve-nghiep-vu-cong-tac-dang-vien-8319 - Bộ Nội vụ. (2019). Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 về việc Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Nhận từ:https://vanban.chinhphu.vn/default.aspx?pageid=27160&docid=196345
- Chính phủ nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. (2007). Nghị định
số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Nhận từ: https://vanban.chinhphu.vn/default.aspx?pageid=27160&docid=22395 - Chính phủ nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. (2018). Quyết định
số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Nhận từ: https://vanban.chinhphu.vn/default.aspx?pageid=27160&docid=194155 - Chính phủ nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. (2018). Nghị định
số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 về quy định chi tiết thi hành
Luật giao dịch về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Nhận từ: https://vanban.chinhphu.vn/default.aspx?pageid=27160&docid=194913 - Chính phủ nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. (2020). Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư. Nhận từ: https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=199378 - Hội Sinh viên Việt Nam. (2014). Chương trình công tác Hội và phong trào Sinh viên năm học 2014-2015. Nhận từ: http://hoisinhvien.com.vn/chuong-trinh-de-an.htm
- Hội Sinh viên Việt Nam. (2015). Chương trình công tác Hội và phong trào Sinh viên năm học 2015-2016. Nhận từ: http://hoisinhvien.com.vn/chuong-trinh-de-an.htm
- Hung, S., Tang, K., Chang, C., Ke, C. (2009). User acceptance of intergovernmental services: An example of electronic document management system, 26, 387-397. Nhận từ: www.elsevier.com/locate/govinf
- Legal Information Institute – Cornell Law School. What is “Electronic Document”?. Nhận từ: https://www.law.cornell.edu/cfr/text/40/3.3
- Nguyễn Thị Hà. (2023). Xây dựng và quản lý văn bản điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số, 325(1), 62-65. Nhận từ: https://www.quanlynhanuoc.vn/2023/02/20/tap-chi-qlnn-so-325-02-2023/
- Nguyễn Văn Chung. (2019). Thực hiện tốt công tác nghiệp vụ đảng viên góp phần thực hiện tốt công tác tổ chức xây dựng Đảng. Nhận từ: https://nghean.dcs.vn/vi-vn/tin/thuc-hien-tot-cong-tac-nghiep-vu-dang-vien-gop-phan-thuc-hien-tot-cong-tac-to-chuc-xay-dung-dang/24021-58053-360995
- Vũ Đăng Minh. (2021). Một số vấn đề lý luận về quản lý tài liệu điện tử trong cơ quan hành chính nhà nước. Nhận từ: https://snv.bacgiang.gov.vn/chi-tiet-tin-tuc/-/asset_publisher/aRIn3er4plGA/content/mot-so-van-e-ly-luan-ve-quan-ly-tai-lieu-ien-tu-trong-co-quan-hanh-chinh-nha-nuoc
[Lời Ban Biên tập Website]:
Bài viết là toàn văn tham luận của nhóm tác giả VÕ LẬP PHÚC, NGUYỄN PHAN HOÀNG ANH, NGUYỄN THỊ KIM ÁNH, LÊ THANH THOẠI thuộc đơn vị Trường Đại học Sư phạm TP. Hồ Chí Minh trong khuôn khổ Hội thảo Khoa học trẻ Việt Nam toàn cầu lần thứ II “Thanh niên trong bối cảnh chuyển đổi số” do Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam tổ chức vào ngày 20/9/2023 tại Thủ đô Hà Nội.
Có thể tham khảo tại: Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam. (2024). Kỷ yếu Hội thảo Khoa học trẻ Việt Nam toàn cầu lần thứ II “Thanh niên trong bối cảnh chuyển đổi số”. Hà Nội: NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr.107-108.
